▷ Metodología de los 5 ¿Por qué? (5 Whys) (2024)

En este artículo se explica en qué consiste la metodología de los 5 ¿Por qué? (o 5 whys) y para qué sirve. Así pues, encontrarás cómo se hace la metodología de los 5 ¿Por qué?, un ejemplo real de la implementación de los 5 ¿Por qué? y cuáles son las ventajas y las desventajas de esta técnica.

¿Qué es la metodología de los 5 ¿Por qué? (o 5 whys)?

La técnica de los 5 ¿Por qué?, también llamada 5 porqués o 5 whys, es una metodología que sirve para determinar la causa raíz de un problema.

Los 5 ¿Por qué? consiste en realizar la pregunta ¿Por qué? 5 veces, de forma que cada respuesta es la base de la siguiente pregunta.

El objetivo de la metodología de los 5 ¿Por qué? es conseguir la causa raíz del problema con preguntas. Normalmente, el primer ¿Por qué? se responde de manera general, pero a cada ¿Por qué? preguntado se entra más en detalle en el motivo del problema. Así pues, la metodología 5 ¿Por qué? ayuda a profundizar en el problema y encontrar la razón verdadera por la que se ha producido ese contratiempo.

El método de los 5 ¿Por qué? fue desarrollado por Sakichi Toyoda y se popularizó gracias a las innovadoras técnicas Lean de Toyota. Actualmente, no solo se usa en el sector industrial, sino que también se utiliza para todo tipo de problemas.

Cómo hacer la metodología de los 5 ¿Por qué? (o 5 whys)

Los pasos para llevar a cabo la metodología de los 5 ¿Por qué? son los siguientes:

1. Reunir un equipo: es mejor hacer la metodología de los 5 ¿Por qué? de manera conjunta con varias personas, así pues, forma un equipo que tenga conocimiento y experiencia en el proceso relacionado con el problema.
2. Definir el problema: define junto con tu equipo de manera breve y clara el problema a solucionar. Si puedes, observa el problema en directo, esto te ayudará a comprender el proceso.
3. Preguntar el primer ¿Por qué?: intenta responder de manera colaborativa el primer ¿Por qué? La respuesta debe ser algo que realmente ha sucedido, no una suposición sobre lo que se cree que ha pasado.
4. Preguntar ¿Por qué? 4 veces más: para cada una de las respuestas generadas en el paso anterior, pregunta 4 veces ¿Por qué? de manera sucesiva. La base de cada pregunta debe ser la respuesta de la pregunta anterior.
5. Preguntar tantos ¿Por qué? como haga falta: la técnica indica preguntar 5 ¿Por qué? pues se considera que es un número suficiente para llegar hasta el fondo del problema. No obstante, debes preguntar tantos ¿Por qué? como necesites, puede que solo necesites 4 preguntas para llegar a la causa raíz o, por otro lado, que debas hacer hasta 6, 7 u 8 preguntas. Lo importante es encontrar la verdadera causa del problema.
6. Abordar la causa raíz: una vez se ha identificado la causa raíz del problema, se debe diseñar un plan de mejora para abordar dicha causa y arreglar el problema.
7. Controlar: por último, también se debe establecer un plan de control para asegurar que el problema estudiado no vuelve a ocurrir.

Ten en cuenta que un problema puede tener más de una causa raíz. En tal caso, se debe repetir el método por cada causa raíz hasta encontrar todas las causas del problema.

Ejemplo de los 5 ¿Por qué?

Una vez hemos visto la definición de la metodología de los 5 ¿Por qué? y cómo se hace, vamos a ver un ejemplo de la metodología de los 5 ¿Por qué? para acabar de entender el concepto.

Problema: nuestro cliente no quiere pagar unos folletos que hemos imprimido para él.

Metodología de los 5 ¿Por qué?:

1. ¿Por qué el cliente no quiere pagar los folletos? → Porque el envío de los folletos llegó tarde, por lo que no se pudieron usar.
2. ¿Por qué llegó tarde el envío? → Porque el trabajo de imprimir los folletos tardó más de lo esperado.
3. ¿Por qué se tardó más en imprimir los folletos? → Porque se acabó la tinta de imprimir.
4. ¿Por qué se acabó la tinta de imprimir? → Porque no teníamos suficiente stock de tinta de imprimir.
5. ¿Por qué no teníamos suficiente stock? → Porque el pedido a nuestro proveedor se hizo tarde.

Como puedes ver en el ejemplo, gracias a la metodología de los 5 ¿Por qué? hemos conseguido llegar a la causa raíz del problema. Así pues, nuestro cliente no quiere pagar los folletos ya que no los pudo usar por nuestra culpa, debido a que el pedido de stock de tinta de impresora a nuestro proveedor se hizo tarde.

Ventajas y desventajas de los 5 ¿Por qué?

La metodología de los 5 ¿Por qué? tiene las siguientes ventajas y desventajas:

Ventajas:

• No se queda en la primera causa del problema, sino que llega a su causa raíz, lo que permite solucionar realmente el problema.
• Es una técnica rápida y fácil de realizar.
• Incentiva el trabajo en equipo.
• Se puede integrar fácilmente con otras herramientas de la gestión de calidad, como el diagrama de Ishikawa.

Desventajas:

• El resultado depende las preguntas realizadas, por lo que se deben preguntar los correctos ¿Por qué? para llegar a la causa raíz del problema.
• El resultado es difícilmente repetible, de manera que diferentes personas pueden llegar a una causa raíz diferente usando la misma metodología.
• Se tiende a analizar una única causa raíz, sin embargo, un problema puede tener múltiples causas raíces.
• Los investigadores no pueden ir más allá de sus conocimientos, es decir, no pueden encontrar las causas que ellos no conocen.

Cuándo usar los 5 ¿Por qué?

La técnica de los 5 ¿Por qué? se usa básicamente para resolver problemas o para mejorar la calidad de un proceso. Así pues, la metodología de los 5 ¿Por qué? resulta más efectiva cuando se utiliza para solucionar problemas simples o moderadamente difíciles.

Además, la técnica de los 5 ¿Por qué? resulta especialmente útil cuando los problemas involucran factores humanos o interacciones entre personas.

En general, no se recomienda usar el método de los 5 ¿Por qué? para problemas complejos o críticos, para ello es mejor emplear métodos más sofisticados como el análisis modal de fallos y efectos.

Sin embargo, la técnica de los 5 porqués a menudo puede dirigirte rápidamente a la causa raíz de un problema. Por lo tanto, cada vez que un sistema o proceso no funcione correctamente, puedes probarlo antes de implementar un estudio más profundo y, desde luego, antes de intentar desarrollar una solución. Ya que puede que encuentras la solución al problema de manera rápida y, en caso contrario, habrás perdido poco tiempo.

Ten presente que el método de los 5 ¿Por qué? es muy flexible y se puede combinar perfectamente con otros métodos de la gestión de calidad. Por ejemplo, en la fase de análisis de la metodología Six Sigma se suele utilizar esta técnica.

Los 5 ¿Por qué? y el diagrama de Ishikawa

Debes tener en cuenta que la técnica de los cinco ¿Por qué? no siempre puede ser útil para identificar la causa raíz.

Otro método que puedes considerar es el diagrama de Ishikawa (o diagrama de espina de pescado), ya que te obliga a pensar de manera amplia a través de varias categorías que podrían estar causando o contribuyendo al problema.

De hecho, la técnica de los 5 ¿Por qué? puede usarse individualmente o como parte del diagrama de Ishikawa. El diagrama de Ishikawa ayuda a explorar todas las causas de un problema y, una vez se han identificado todas las causas, se puede utilizar los 5 ¿Por qué? para profundizar en las causas fundamentales.